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6大技巧，為6000+外貿企業解決文件管理難題

2023-07-07 11:35:20來源：軟服之家  

小張要離職了，她手里那么多供應商信息要是帶到競對那兒去就不妙了！

采購、倉庫、財務各部門每天都有人找我要合同，我缺一個存放合同的共享云盤~

要報關了，工廠裝箱資料、出口合同、出口商業發票、裝箱單這些文件大家用五花八門的方式發給我，整理起來太容易出錯了……


【資料圖】

……

這些文件管理煩惱經常出現在外貿從業者的工作中。

憑借多年的外貿行業服務經驗，360億方云為外貿行業用戶打造了一套企業云盤應用方案。幫助用戶建立一個集中的文件管理協作平臺，大力提升企業內外部的文件協作效率，并安全地管控企業的各類核心機密文件。

1

外貿行業文件管理難點

貿易行業業務涉及全球市場；業務環節眾多且每個環節都需要大量溝通協調；流程復雜，涉及多種交易方式/支付方式、關稅、運輸方式等；要適應全球各地市場的需求變化，得快速調整生產計劃、采購策略和銷售戰略。

因此文件安全存儲、共享同步、協作編輯的需求強烈，現有的文件管理方式難以滿足需求：

1

文件統一管理難

參與方眾多，大量文件資料散落在各人手中，難以統一管理。

2

資料查找應用難

一個訂單周期所需的資料往往要向很多人要，還存在資料遺失找不到的情況。

3

文件協作效率低

訂單、合同等資料需要多環節多人異地跟進，缺乏統一的文件協作平臺，效率低。

4

數據安全難保障

供應商、詢價、客戶等資料容易被離職員工帶走，無法嚴格保障信息安全。

2

企業云盤助力業務安全高效開展

業務開展過程中，前期市場調研、客戶需求溝通、合同草擬與簽訂，中期下單采購、供應商管理、產品設計與制作、貨品清點、倉儲管理，后期單證報關、發貨、財務對賬等全流程產生的文件資料統一安全存儲在360億方云企業云盤上。

國內各地的員工通過云盤進行文件共享、在線編輯協作、高效協同辦公。

1

市場資料、供應商資料自動收集

業務前期需要通過線下會展、線上營銷等方式進行市場調研，收集市場資料；業務中也經常需要向多個供應商收集與原材料相關的文件資料。

云盤支持文件快速收集，在云盤上創建存儲資料的文件夾，發起收集并生成收集鏈接，將其發給業務同事或外部供應商，同事或供應商在規定時間內點擊鏈接上傳資料即可。

2

全部業務資料統一存儲、快速查詢

業務過程中，詢價資料、客戶訂單、合同、產品設計圖、供應商資料、采購訂單、原料到貨清單及照片、物流訂單、倉庫數據、財務結賬單、發票、報關資料等全部文件資料分門別類統一存儲在企業云盤上。

員工隨時隨地在云盤上搜索獲取文件、圖片、視頻、音頻、圖紙等各類資料。

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業務文件/資料秒速分享

業務過程中，產品介紹、產品設計圖、樣品圖等資料時常需要給到企業之外的客戶、供應商們查看。

借助云盤，員工只需將存儲在云盤上固定位置的文件資料一鍵分享，生成分享鏈接發給客戶、供應商，客戶、供應商點擊分享鏈接即可查看文件資料。

內部員工之間也可以通過云盤的文件分享能力秒速獲取資料。

4

員工之間高效在線協作

員工之間通過云盤實現客戶訂單、合同、采購訂單、產品資料、供應商資料、倉庫貨品等資料的實時共享，有權限的員工登錄云盤就可以在線預覽文件，也可以多人同時在線編輯同一份文件、并在線評論發表溝通意見。

各方之間無需來回傳輸和輪流修改文件。

5

云端/本地資料實時同步

云盤中的常用文件夾比如供應商資料、采購合同、產品資料等，支持同步至各個員工的電腦本地。

有人在電腦本地更新了同步文件夾中的文件內容，會實時同步至云盤的云端文件夾，共享給其他參與協作的伙伴，云端內容更新后也會實時同步至其他伙伴們的電腦本地。

6

資料信息全方位防泄露

產品圖紙、供應商資料、客戶資料等機密文件一旦落地即自動加密，員工在職時可以通過受企業控制的終端設備打開、編輯文件，其他情況下打開則為密文狀態，無法查看。

并可以對文檔設置禁止截屏，禁止打印，只允許在本文檔內進行復制，禁止把A文檔中的內容復制到B文檔等，確保離職員工無法帶走企業核心機密。

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典型客戶案例

杭州升萊制冷設備有限公司

業務范圍：主要從事制冷、空調設備、其他零件設備銷售等產品的進出口及進出口代理業務，主要市場為第二世界國家及世界各地區。

文件管理需求：

1

國內外客戶信息、合同、產品信息等資料沒有統一的管理、存儲平臺。

2

業務員在跟客戶溝通過程中，需要發送公司資質、產品圖片等資料。郵件發送不能添加大附件。

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出口時，采購和業務人員需要向單證人員提供工廠裝箱資料、出口合同、出口商業發票、裝箱單等文件；多個人同時向單證發送資料時，單證人員容易資料錯漏和混淆；另外也不便于總經理了解工作進度。

使用360億方云企業云盤后，公司有了自己的文件集中管理平臺，將產品圖片、視頻、功能說明書、資質、合同等文件資料都上傳到云盤上進行備份和存儲，方便公司統一保存，方便員工隨時取用。

360億方云為外貿行業用戶提供專業的企業云盤應用解決方案，助力外貿行業信息化加速發展、業務有序推進，目前已為6000+外貿企業提供專業服務。

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